PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÃO (POPs)

Os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) são documentos que descrevem os processos e as operações que devem ser seguidos por uma empresa ou órgão público. Eles são essenciais para a execução de tarefas efetivamente e de maneira consistente. Os POPs são importantes porque fornecem uma base para as operações da empresa, garantindo que todos os processos sejam executados de forma consistente. Eles também ajudam a reduzir erros e aumentar a produtividade, pois todos os funcionários sabem exatamente o que fazer e como fazer.

No entanto, existem alguns problemas que podem surgir quando se trabalha com POPs. A falta de clareza e a complexidade dos processos podem gerar confusão e atrasos. Além disso, os processos podem mudar com o tempo e os POPs precisam ser atualizados para refletir essas mudanças.

Sob essa perspectiva, pesquisadores da Universidade de Brasília (UnB) desenvolveram o My Little POPs (MLP), um sistema web que visa aprimorar o processo de realocação de Procedimentos Operacionais (POPs), nos formatos “pdf” e “docx”, para o sistema CITSmart do MCTIC. O MLP organiza os POPs por estado e permite a entrada de dados através de um Mini-office, o que torna o processo mais ágil e eficiente. Além disso, a ferramenta facilita a extração de conteúdo do procedimento, tornando-o mais acessível e possibilitando a realocação dos documentos de forma mais rápida.

VANTAGENS

 • Eficiência: Permite a realocação de documentos de forma mais rápida;
Organiza os POPs por estado;
Torna o processo mais ágil e eficiente.
• Facilidade de Uso:Facilita a extração de conteúdo do procedimento;
Possibilita a entrada de dados através de um Mini-office. 

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NOVAS FRONTEIRAS DA GESTÃO ESTRATÉGICA

A Gestão Estratégica do Ministério Público teve como objetivo tornar a instituição uma estrutura integrada e organizada, possibilitando a agilidade na tomada de decisão, de modo a aprimorar e adequar a gestão de pessoas, de materiais e de recursos orçamentários e financeiros às necessidades da atividade institucional, visando a melhoria dos serviços prestados à sociedade brasileira. O modelo de gestão estratégica adotado pelo ministério utiliza ferramentas e instrumentos que possibilitam que tanto a área de suporte como a finalística planejem suas iniciativas de modo a contribuir para a consecução da missão da Instituição. Além disso, engloba a gestão dos processos, dos projetos, o acompanhamento do desempenho e da transparência e o suporte ao sistema de governança.

Pensando nisso, pesquisadores da Universidade de Brasília, criaram um programa baseado com a arquitetura de Business Inteligence, que integra os módulos de Fonte de Dados, Modelagem Multidimensional, Consolidação e Decisão. O Painel de Gestão permite aos gestores do órgão o acesso a informações pertinentes ao nível gerencial/estratégico, informações estas obtidas a partir da extração, transformação e carga de dados de fontes heterogêneas vinculadas aos diversos sistemas da gestão pública e fontes abertas de dados. A informação modelizada e consolidada para a tomada de decisão é apresentada por intermédio de diversos indicadores produzidos em formato de painel gerencial, com gráficos e mapas.

O Painel de Gestão disponibiliza, aos gestores do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão – MP, acesso a informações sintéticas e tempestivas sobre as atividades estratégicas de cada Secretaria do Ministério, visando contribuir para a avaliação situacional e a tomada de decisão, assim como o monitoramento dos indicadores estratégicos representativos de toda a administração pública federal (planejamento, orçamento, infraestrutura, patrimônio, estrutura organizacional, estatais, gestão de pessoas, tecnologia).

VANTAGENS

• Versatilidade: Integração de múltiplas instâncias administrativas;
Integração de Múltiplas de processo
• Eficiência: Rapidez no processo de tomada de decisão• xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;

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ESTRATÉGIAS INOVADORAS DE ARQUIVAMENTO

Documentos são uma parte crítica de todo o trabalho diário – dessa forma o acesso a essa fonte de informação deve ser mais fácil e rápida o possível. Os documentos servem como uma forma importante de guardar dados importantes, que podem ser recuperados ou consultados a qualquer momento no futuro. Um gerenciador de arquivo é um programa de aplicação de software projetada para organizar arquivos, em sua essência, função primária. Pode ser utilizado para selecionar, coletar, armazenar e proteger os dados por longos períodos de acondicionamento.

O arquivamento de dados implica fazer cópias de um arquivo ou de arquivos em localizações separadas de seu local de armazenamento original para salvar o conteúdo em caso da falha do dispositivo de armazenamento. Isso melhorar a eficiência do software liberando o espaço no dispositivo de armazenamento físico e reduz tempo de acesso redundante quando os mesmos arquivos são requisitados repetidamente em momentos diferentes.

Pensando nisso, pesquisadores(as) da Universidade de Brasília, criaram um programa para acessar documentos e dados arquivados em um sistema central de arquivos. O programa foi desenvolvido em Java (back-end) e JavaScript (front-end). O programa possibilita a coleta, empacotamento e transferência de metadados para o software de preservação digital de código aberto e pode ser usado em uma organização com múltiplos repositórios integrados.

O módulo de software de captura de arquivo permanente do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), que possibilita a coleta, empacotamento e transferência de metadados para um software de preservação digital, especificamente o sistema Archvematica, que pode ser acessado via AtoM, que é um sistema de gerenciamento de conteúdo Web.

Para o Módulo de Captura de Arquivo Permanente, foi utilizada a linguagem de programação Java 8, com a utilização do framework SpringBoot para o serviço backend. O sistema também utiliza a linguagem de programação JavaScript, com a utilização do framework Vue.

VANTAGENS

• Versatilidade: Disponibilização de Conteúdo Web;
• Eficiência: Rapidez no processo de arquivamento;
Melhoria na curadoria de arquivos.

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NOVAS FRONTEIRAS DA GESTÃO ESTRATÉGICA

Com o compromisso de manter e preservar a informação, a Biblioteca do Ministério da Justiça e Segurança Pública, desde 2018, tem adotado medidas de preservação e conservação de seu patrimônio bibliográfico. As coleções especiais Affonso Penna Júnior, Goethiana e Obras raras são todas de valor inestimável, visto sua antiguidade, raridade e abrangência de todos os ramos do conhecimento. São compostas de edições literárias raras, produzidas ao longo dos séculos XIV, XVI e XIX; obras de autores brasileiros e estrangeiros, editadas até 1860; primeiras edições; segundas edições até 1869; edições de luxo; edições com tiragem aproximada de 300 exemplares; obras autografadas por autores renomados; obras de personalidades de projeção política, científica, literária e religiosa; obras abonadas de próprio cunho, ou reunidas em coletâneas por Affonso Penna Júnior.

Pensando em expandir e coletar conteúdo atualizado e de interesse dos usuários, alcançando públicos cada vez maiores, neutralizando as barreiras físicas, pesquisadores da Universidade de Brasília, criaram um Software que é um módulo de interfaceamento permitindo a submissão externa de objetos digitais multimídia ao sistema de repositório de acervos Dspace (Plataforma onde são reunidos artigos dos periódicos digitais assinados pela Biblioteca do Ministério da Justiça e Segurança Pública). A interface de submissão externa ao Dspace do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP) possibilita aos usuários uma interface amigável para a submissão de novos itens e metadados do acervo. A interface é dinâmica com recursos de autocompletar e busca de itens anteriores, como por exemplo, buscar uma portaria antiga para citar em uma nova submissão. Com a automação, o módulo permite que a equipe técnica faça diretamente os mapeamentos e configurações dos elementos lógicos das comunidades e coleções. A interface assim criada busca deixar a administração das comunidades e coleções no controle do administrador dando mais agilidade e autonomia no processo de submissão de itens.

VANTAGENS

• Eficiência: Rapidez no processo de tomada de decisão;
Integração de múltiplas instâncias administrativas;
• Versatilidade: Integração de Múltiplas de processo.

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ASSUMINDO O CONTROLE DAS ORGANIZAÇÕES

A evolução de softwares que demonstram indicadores estratégicos de trabalho tem sido marcada por maiores níveis de automação, escalabilidade e inteligência, na medida que uma organização busca alavancar seus indicadores e atingir os seus objetivos. Um software que demonstra indicadores estratégicos do trabalho é uma ferramenta de rastreamento de performance e análise que provê insights de métricas chaves e indicadores relacionados a metas estratégicas e objetivos. Juntamente ao aumento do processo decisório baseado em dados, as organizações buscam tornar-se mais ágeis e responsivas. Pensando nisso, pesquisadores(as) da Universidade de Brasília, criaram um software de controle que permite aos usuários monitorar e controlar o desempenho dos indicadores estratégicos, por meio de uma plataforma online. O Portal de Indicadores Estratégicos do Trabalho (PIETRA) tem como objetivo viabilizar a navegação através da internet para acesso aos indicadores estratégicos do Ministério do Trabalho. Através do portal, são disponibilizadas informações para os cidadãos sobre as bases de dados que foram utilizadas para a criação dos indicadores. Além de informações gerais, o portal facilita o acesso aos indicadores dos seguintes Painéis:
1. CARACTERIZAÇÃO DA MÃO DE OBRA
2. MAPA DE DEMANDA
3. PAINEL DO ESTUDANTE
4. PERFIL DO APRENDIZ
5. PERFIL DAS MULHERES
6. PERFIL DO TRABALHADOR

Através dos indicadores é possível que gestores e cidadãos tenham acesso a informações personalizáveis de acordo com os filtros disponíveis para a navegação da informação. Os dados são caracterizados pela quantidade de trabalhadores e pelo valor médio das remunerações e agregados segundo modelos dimensionais, de modo a apresentar indicadores disponíveis para a análise sistemática dos dados sobre o mercado de trabalho que constitui componente estrutural dos sistemas públicos de emprego. No que se refere especificamente à política de qualificação profissional no Brasil, o Ministério do Trabalho tem o desafio de garantir que os cursos ofertados acompanhem a dinâmica do mercado, de modo possibilitar a inserção e a permanência do trabalhador no emprego. Os painéis disponíveis neste portal apresentam diferentes indicadores compostos a partir da base de dados de alunos da Escola do Trabalhador e das bases de dados do Ministério do Trabalho, além de outras bases de dados de órgãos da Administração Pública Federal.

VANTAGENS

• Eficiência: Maior controle sobre a gestão de dados e informação; Apresenta suporte para tomadores de decisão.
• Monitoramento: Acompanhamento dos dados para criação de indicadores.

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INTERAÇÃO MODERNA E EDUCAÇÃO NO AMBIENTE VIRTUAL

Monitorar e analisar o desempenho da escola e de seus alunos são processos fundamentais para desenvolver estratégias de aprimoramento do ensino. Ferramentas que auxiliem na realização destas análises são de extrema importância para apoiar educadores e gestores públicos no processo de tomada de decisão e na futura inserção destes estudantes no mercado de trabalho. No ambiente virtual essa necessidade de análise de desempenho não é diferente, como é o caso da Escola do Trabalhador, uma plataforma de ensino governamental que visa oferecer cursos gratuitos em temas de tecnologia e produtividade, com certificação pela Microsoft. Um software voltado para a coleta de indicadores estratégicos e táticos da plataforma Escola do Trabalhador, pode ser útil para a análise de uma variedade de métricas de desempenho acadêmico como: frequência, comportamento dos alunos, performance dos professores e outros fatores que impactam a efetividade geral da escola. Pensando nisso, pesquisadores(as) da Universidade de Brasília, criaram um software no formato de um módulo de controle que permite aos usuários monitorar e analisar o desempenho dos indicadores estratégicos da Escola do Trabalhador, por meio de uma plataforma online.

MÓDULO INTERATIVO DE INDICADORES TÁTICOS ESTRATÉGICOS DA ESCOLA DO TRABALHADOR - MITRA 

O objetivo do Módulo Interativo de Indicadores Táticos Estratégicos da Escola do Trabalhador (MITRA) é possibilitar a análise de dados relacionando as métricas dos alunos da Escola do Trabalhador junto ao mercado de trabalho brasileiro, auxiliando os gestores públicos e tomadores de decisão, em nível estadual e municipal, na implementação de políticas públicas para qualificação da população. Através das funcionalidades de visualização dos dados, é possível gerar visões direcionadas para cenários de acordo com as necessidades e especificidades de cada situação.

A plataforma utilizada para o desenvolvimento do MITRA é baseada em uma aplicação Java Web, montada sobre um web server Tomcat, que agrega na sua interface visual as funcionalidades de gerenciamento e administração. O diferencial dessa plataforma é disponibilizar a possibilidade de visualização multidimensional dos dados, exploração e rotação dos vários modos de visualização da informação.

VANTAGENS

• Eficiência: Maior controle sobre a gestão de dados e informação; Apresenta suporte para tomadores de decisão.
• Monitoramento: Acompanhamento dos dados para criação de indicadores.

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GESTÃO DE RECURSOS E ESTOQUE EM LABORATÓRIOS

O controle de estoque ou gestão de estoques é o processo de organização dos recursos materiais de um negócio ou laboratório. Os responsáveis pela tarefa devem adotar práticas eficientes para este controle, pois ele se relaciona diretamente a sua rotina. Boa parte dos laboratórios de análises clínicas dependem diretamente do estoque para realizar suas atividades. Por isso, o controle de estoque deve ser realizado com base nas informações sobre as necessidades do laboratório e o consumo médio em determinado período de tempo. Para tanto, é preciso analisar o histórico de utilização dos materiais. Gestores adeptos à tecnologia, certamente, utilizam softwares para acessar a relatórios e dados concretos sobre a demanda de material.
Para que a gestão dos recursos materiais seja feita de forma eficiente, é preciso se atentar ao controle de inventários, com as entradas e saídas dos insumos. Com um bom controle, o administrador evitará comprar produtos sem necessidade ou solicitar materiais que estão quase em falta, o que poderia ocasionar defasagem no estoque para atender o laboratório.

Sob essa perspectiva, pesquisadores da Universidade de Brasília (UnB), desenvolveram um programa de computador destinado à gestão de estoque de materiais e insumos utilizados por alunos, técnicos e professores no Laboratório de Tecnologia de Medicamentos, Alimentos e Cosméticos (LTMAC) da Universidade de Brasília. A aplicabilidade é alcançada através do cadastro de todos os consumíveis presentes no laboratório, com interfaces de atualização contínua pelos usuários. A partir do aplicativo, é possível consultar os quantitativos disponíveis de qualquer material cadastrado, bem como identificar os seus locais de armazenamento.

VANTAGENS

• Facilidade de Uso: Interface simplificada, acessível e amigável.
• Eficiência: Aumento da eficiência ao gerir futuras compras de recursos para repor os estoques;Rápida disponibilidade de informações de estoque; Atualização contínua e em tempo real das entradas e saídas de recursos.
• Manutenção: Software baseado em Flutter, o que garante longevidade e permite atualizações constantes, sem risco de defasagem a longo prazo.

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DESAFIOS ENFRENTADOS NO PROCESSAMENTO DE ARQUIVOS E PROTOCOLOS NO BRASIL

Protocolar documentos junto a órgãos públicos no Brasil é uma tarefa que exige paciência, tempo e dinheiro. Muitas vezes, os cidadãos precisam enfrentar filas, burocracia, exigências excessivas e falta de transparência para conseguir realizar seus direitos e deveres. Além disso, a falta de padronização e integração entre os diferentes órgãos dificulta o acesso à informação e a agilidade dos processos. Por isso, é urgente que o Brasil invista em soluções que simplifiquem e modernizem a gestão documental nos órgãos públicos, como o uso de tecnologias digitais, a desburocratização de procedimentos e a melhoria do atendimento ao cidadão. Tais medidas podem trazer benefícios como maior eficiência, transparência, segurança jurídica e qualidade dos serviços públicos.

Sob essa perspectiva, pesquisadores da Universidade de Brasília (UnB), desenvolveram um aplicativo web que permite protocolar documentos eletrônicos ao Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP) sem a necessidade de se deslocar ou gastar com correio. O aplicativo, chamado Protocolo Eletrônico Aplicativo Web (Android/IOS), é destinado a cidadãos, empresas, órgãos e entidades públicas que querem enviar documentos como petições, cartas, faturas e ofícios ao MP. O aplicativo simplifica o atendimento ao cidadão, conforme preconiza o Decreto 9.094 de 17 de julho de 2017, e possibilita uma economia de tempo e recursos. O aplicativo também usa o Módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI-MP, que identifica e resume as ideias e fatos importantes dos documentos enviados. O aplicativo é uma inovação tecnológica que contribui para a modernização da gestão pública e a melhoria dos serviços prestados à sociedade.

VANTAGENS

• Facilidade: O aplicativo oferece aos usuários a facilidade de protocolar documentos eletrônicos sem a necessidade de se deslocar ou gastar com correio;
• Economia: O aplicativo permite que os usuários economizem tempo, pois não precisam se deslocar ou gastar com o envio de documentos;
• Inovação: O aplicativo é uma inovação tecnológica que contribui para a modernização da gestão pública;
• Utilidade: O aplicativo usa o Módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI-MP, que identifica e resume as ideias e fatos importantes dos documentos enviados, melhorando assim os serviços prestados à sociedade.

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NOVA PERSPECTIVA DE STREAMLINE

Um sistema integrado de Gestão de Pessoas caracteriza-se como uma ferramenta no formato de software, desenvolvido por meio da streamline, para automatizar os processos de gerenciamento a força de trabalho de uma organização. Esse sistema inclui módulos de recrutamento, onboarding, gerenciamento de performance, treinamento e desenvolvimento, compensação, benefícios e relação dos colaboradores. Com um sistema integrado de gerenciamento de recursos humanos, as organizações podem de forma eficiente, gerenciar seus colaboradores por todo o tempo em que estiverem compondo o quadro da empresa. O sistema permite a organização a atrair, reter e desenvolver indivíduos com talentos, enquanto, também, garantindo o compliance por meio das leis trabalhistas e regulações. Uma das maiores vantagens de se ter um sistema integrado de gerenciamento de recursos humanos é que este elemento, pode ajudar as organizações a otimizar seus processos de RH e melhorar sua eficiência. O sistema pode automatizar vários processos manuais aprimorando os processos de gerenciamento de RH, como entrada de dados e monitoramento, eximindo os responsáveis pelo setor para focarem em atividades mais produtivas. Um sistema integra de RH, pode prover insights nos dados levantados dos colaboradores, como, performance, taxas de retenção e as necessidades de treinamento. Esses dados podem ser utilizados para demonstrarem decisões estratégicas a diretoria, planejamentos sucessivos e planejamento de trabalho. Pensando nisso, pesquisadores(as) da Universidade de Brasília, criaram um software de controle que permite aos usuários monitorar e controlar o desempenho dos colaboradores, por meio de uma plataforma online.

O SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE PESSOAS - SIGP

O Sistema Integrado de Gestão de Pessoas - SIGP tem como objetivo realizar a gestão de pessoas e recursos humanos da Defensoria Pública da União como forma de promoção da autonomia administrativa da DPU. Neste sistema é possível o cadastro de informações pessoais, funções remuneradas, cadastro de lotações, cessões para outros órgãos, requisições, controle de averbações de outros trabalhos, dos servidores, cadastro e gestão de talentos, progressões funcionais, cadastro de unidades do órgão, controle e gestão de vagas, provimentos e vacâncias, folha de pagamento, portal dos servidores web e concurso de remoção.
O funcionamento do software atende desde o cadastramento dos fundamentos legais (atos) de posse, criação das vagas e/ou requisições do servidor; das informações pessoais dos servidores, seguindo pelo cadastro do seu tipo (requisitado, efetivo, ou comissionado), Da atribuição do mesmo em uma vaga disponível, seguindo da sua respectiva lotação; cadastro das informações de tempo de serviço de outros órgãos antes da posse; as suas progressões funcionais; cadastramento dos dependentes e suas finalidades; cadastro das aposentadorias e seus tipos; processamento da folha de pagamento desde a captação dos dados até a efetiva emissão da ordem bancária para pagamento dos servidores.
Dada a complexidade do sistema, o mesmo é subdivido em duas principais aplicações. As aplicações desktop são instaladas no computador dos usuários do setor de gestão de pessoas (ou outro setor que se fizer necessário tê-lo) e estão divididos em módulos. A outra parte é designada web. Nela estão disponíveis os acessos às informações de maneira descentralizada de qualquer lugar físico, não sendo necessária a sua instalação em um computador.

VANTAGENS

• Usabilidade: Interfaceamento de índices;
• Agilidade: Rapidez no processo de tomada de decisão;
• Eficiência: Integração de Múltiplas de processo.

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MINERAÇÃO DE DADOS NO CENÁRIO ATUAL

A mineração de dados é uma técnica que consiste em extrair, analisar e transformar grandes volumes de dados em informações úteis para a tomada de decisões. Essa técnica pode ser aplicada em diversos domínios, incluindo o serviço público, onde pode auxiliar em práticas burocráticas que envolvem a gestão de recursos, a prestação de serviços, o controle de qualidade, a fiscalização, a transparência e a participação cidadã. No entanto, a mineração de dados no serviço público também apresenta diversos desafios, tais como: a integração e a padronização de dados provenientes de diferentes fontes e sistemas; a garantia da privacidade e da segurança dos dados pessoais dos cidadãos; a escolha e a aplicação de métodos e ferramentas adequados para cada problema e contexto; a interpretação e a comunicação dos resultados obtidos; e a avaliação do impacto e do retorno social dos projetos de mineração de dados. Esses desafios exigem uma abordagem multidisciplinar e colaborativa, que envolva profissionais de diferentes áreas do conhecimento e setores da sociedade.

Sob essa perspectiva, pesquisadores da Universidade de Brasília (UnB), desenvolveram um sistema que facilita a coleta e a mineração de textos do Diário Oficial da União (D.O.U.), uma ferramenta que publica os atos oficiais do governo brasileiro. O sistema, intitulado “Extrator de Dados”, utiliza expressões regulares para extrair e identificar os dados dos atos normativos, como leis, decretos, portarias e despachos, e preenche automaticamente os metadados específicos para cada tipo de documento. Além disso, o sistema se integra com o software DSpace, que permite agrupar, organizar e classificar as informações extraídas, facilitando a pesquisa e o acesso aos dados. O sistema é focado nas seções 1 e 2 do D.O.U., que tratam respectivamente de atos de interesse geral e de interesse dos servidores da Administração Pública Federal. O usuário pode enviar os dados extraídos diretamente ao DSpace, com a opção de editar antes do envio, ou mudar alguns dos parâmetros de extração e classificação, para adaptar o sistema à realidade dos documentos.

VANTAGENS

• Acessibilidade: Facilita o acesso aos atos oficiais do governo brasileiro através da coleta e análise automatizada de documentos;
• Precisão: Utiliza expressões regulares para extrair e identificar dados dos documentos normativos, como leis, decretos, portarias e despachos;
• Organização: Integra-se com o software DSpace, garantindo a agregação, organização e classificação das informações extraídas;
• Controle: Oferece a opção de editar os dados extraídos antes de enviá-los ao Dspace;
• Flexibilidade: Permite a configuração de parâmetros de extração e classificação, para adaptar o sistema à realidade dos documentos.

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